KI Automatisierung Pro
KI Agentur aus Fürth

KI Automatisierung für wiederkehrende Büroarbeit

Bestellungen, Rechnungen und Belege laufen ohne Abtippen in Ihr System. Wir bauen das für Betriebe im Mittelstand.

Prozess prüfen →So läuft ein Projekt
Begriff

Was KI Automatisierung im Büro bedeutet

KI Automatisierung heißt: Eine Software liest Eingänge wie E-Mails und PDF, versteht ihren Inhalt und erledigt die Folgearbeit in Ihrem System. Regeln legen Sie fest. Grenzfälle gehen an einen Menschen.

Lesen

Die KI liest freie Texte, Tabellen und Dokumente. Sie erkennt Kunde, Artikel, Mengen und Beträge.

Prüfen

Feste Regeln prüfen jede Angabe gegen Ihre Stammdaten. Diese Regeln sind normaler Programmcode und kein Sprachmodell.

Erledigen

Das Ergebnis landet als Beleg oder Vorgang in Ihrem ERP oder Ihrer Buchhaltung. Unklare Fälle bekommt ein Mitarbeiter mit Begründung.

Ablauf

In vier Schritten vom Prozess zur Automatisierung

Wir beginnen mit einem einzigen Prozess. Sie sehen an ihm, ob sich der Weg für Ihren Betrieb lohnt.

  1. 01

    Prozess aufnehmen

    Wir halten fest, wie der Prozess heute läuft. Zum Beispiel die Erfassung von Bestellungen aus E-Mails.

  2. 02

    Sonderfälle klären

    Wir sammeln die Sonderregeln. Wir legen fest, welche Fälle weiter ein Mensch prüft.

  3. 03

    Bauen und anbinden

    Wir bauen die Lösung und binden sie an Ihr System an. Ein Wechsel der Software ist nicht nötig.

  4. 04

    Betrieb begleiten

    Zum Start prüfen Ihre Mitarbeiter jedes Ergebnis. Wir begleiten den Betrieb und messen, was die Lösung bringt.

Einordnung

Wofür das passt und wofür nicht

Nicht jeder Ablauf lohnt eine Automatisierung. Diese Punkte helfen bei der Einschätzung.

Das passt

  • Der Ablauf kommt jeden Tag oder jede Woche vor.
  • Er folgt Regeln, die sich aufschreiben lassen.
  • Die Daten kommen als E-Mail, PDF oder Export.
  • Ihr System hat eine Schnittstelle.

Das passt nicht

  • Der Ablauf kommt nur wenige Male im Monat vor.
  • Jeder Fall verlangt eine neue Abwägung.
  • Sie suchen ein fertiges Programm zum Abo-Preis.
  • Sie möchten zuerst das ERP wechseln.

Ein Beispiel

Ein Großhandel für Hygiene-Systeme in Oberfranken bekommt Bestellungen per E-Mail. Unsere Lösung erkennt den Kunden, prüft die Artikel und legt den Lieferschein im ERP an. Vier Regeln bestimmen die Frachtkosten. Neun Sonderfälle gehen an einen Menschen.

Fragen

Häufige Fragen zur KI Automatisierung

Brauchen wir ein neues ERP?

Nein. Wir binden die Lösung über Schnittstellen an Ihr vorhandenes System an.

Entscheidet die KI allein?

Nein. Die KI liest und ordnet zu. Feste Regeln prüfen das Ergebnis. Sonderfälle gehen an einen Mitarbeiter.

Wo werden unsere Daten verarbeitet?

Das legen wir im Projekt mit Ihnen fest. Bei einem ERP im eigenen Netz läuft die Lösung auf einem Server in Ihrem Haus.

Gibt es Förderung?

Eine Förderung ist je nach Bundesland und Programm möglich, aber nie zugesagt. Maßgeblich sind die Bedingungen des Trägers.

Was kostet ein Projekt?

Das hängt vom Prozess und von Ihrem System ab. Der Prozess-Check zeigt zuerst, wie viele Stunden im Ablauf stecken. Danach nennen wir einen Festpreis.

Prozess-Check

Was kostet Ihr Prozess pro Jahr?

Sie beantworten fünf Fragen. Die Rechnung läuft mit. Das Ergebnis ist eine Schätzung.

Prozess-Check

Rechnen Sie nach, was ein Prozess Sie pro Jahr kostet

Sie beantworten fünf Fragen. Das Ergebnis ist eine Schätzung mit offenen Annahmen.

Prozess prüfen →